Técnica Pomodoro: sé más productivo y rápido en tu trabajo

Francesco Cirillo introdujo por primera vez la técnica conocida como Pomodoro en la década de los 80, en una tarde en la que se encontró teniendo dificultades para enfocarse en sus estudios para un examen de Sociología.

Con la firme intención de concluir la lectura de un capítulo de un libro, puso en marcha el temporizador de su cocina, que tenía la forma de un tomate —o «pomodoro» en italiano— y logró completar la tarea sin las típicas distracciones hasta que sonó la alarma.

A lo largo del tiempo, lo que comenzó como una exitosa casualidad se ha transformado en un método sistemático que ha sido plasmado en un libro. La técnica Pomodoro fue recientemente lanzada en Portugal por GestionPlus. Su propósito es mejorar los procesos y asegurar una mayor efectividad, considerando siempre el tiempo como un aliado en el trabajo.

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Un teléfono que suena, el requerimiento de hacer una llamada ‘crucial’, un correo electrónico que acaba de llegar, una reunión que está programada para poco después y que ya había sido pasada por alto, y una persona que se presenta con una consulta. La cantidad y el tipo de interrupciones que suceden al realizar una tarea son sumamente variadas y, si se acumulan a lo largo de varios días y semanas, terminan impactando negativamente en la productividad.

Pensando en estas interrupciones (muchas de las cuales son resultado de la mente misma) Francesco Cirillo creó una técnica basada en tres supuestos: usar el tiempo de manera diferente, usar mejor la mente y usar herramientas simples.

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Cómo funciona la Técnica Pomodoro

Un cronómetro tiene 30 minutos, 25 minutos de trabajo y cinco minutos de descanso. Por eso, al inicio de cada día es importante seleccionar las actividades a realizar y anotarlas en una hoja de papel. Después, debes elegir una actividad y programar los primeros 25 minutos en el cronómetro de la cocina ¡Tanto si tiene forma de tomate como si no!

La idea no es realizar una tarea cada 25 minutos, sino que, pasado un tiempo determinado, la técnica facilita entender el tiempo dedicado a cada tarea, lo que permite una mejor organización.

El uso del tomate puede facilitar la realización de algunas tareas, pero, según Francesco Cirillo, sólo si se sistematiza la técnica podrá aportar beneficios a largo plazo.

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Hay un aspecto muy importante a recordar en la técnica creada por Francesco Cirillo: cada tomate es indivisible, es decir, no se puede interrumpir sin correr el riesgo de borrarse. De este modo, Si durante los 25 minutos de trabajo surge la necesidad de realizar una llamada telefónica u otra tarea a realizar durante el día, lo mejor es anotarlo en un papel.

Posteriormente, la lista creada a partir de las posibles interrupciones puede dar como resultado un pomodoro específicamente destinado a resolver todas las cuestiones pendientes. Pero si el trabajo debe realizarse con la máxima concentración, incluso las pausas merecen respeto.

También hay que respetar los descansos.

Una vez transcurridos los 25 minutos, se debe marcar el final del tomate y parar durante 3-5 minutos. Un descanso que conviene aprovechar para beber agua, caminar un poco o realizar otra actividad poco exigente.

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Este es el tiempo necesario para desconectar del trabajo, lo que, según el libro Técnica Pomodoro, «permite a la mente asimilar lo aprendido en los últimos 25 minutos».

Hablar de problemas laborales o escribir correos electrónicos en esta etapa “bloqueará el impulso creativoCada cuatro Pomodoros –es decir, cada dos horas– el descanso puede durar de 15 a 30 minutos, pero el objetivo sigue siendo el mismo: no hacer nada complejo.

Dar un paseo o tomar un café con un amigo son dos de las sugerencias que deja Francesco Cirillo.

Se vuelve más fácil estimar el tiempo y esfuerzo que requerirán futuras tareas, y al mismo tiempo, a medida que pasan las semanas siempre existe la posibilidad de hacer cada pomodoro más efectivo.

Sistematizar la técnica.

Por sí solo, el uso del tomate puede facilitar la realización de algunas tareas, pero, según Francesco Cirillo, sólo si se sistematiza la técnica podrá aportar beneficios a largo plazo.

Luego, utilizado al cabo de unas semanas, hay una serie de objetivos que, desde el principio, se consiguen. Para empezar, consultando los formularios cumplimentados en los últimos días o semanas queda claro el compromiso que se requiere para realizar una determinada actividad.

Con el tiempo, Se vuelve más fácil esperar 25 minutos antes de responder un correo electrónico. o llama a un amigo, así será más fácil manejar las interrupciones y mantenerte concentrado. Esto hace que sea más fácil estimar el tiempo y esfuerzo que requerirán futuras tareas y, al mismo tiempo, a medida que pasan las semanas siempre existe la posibilidad de hacer más efectivo cada pomodoro, por ejemplo aprovechando los primeros cinco minutos para revisar el trabajo ya realizado.

Establecer horarios

Crear un horario es otra medida que ayuda a mantener la motivación para completar una tarea en un determinado periodo de tiempo, además de garantizar que todavía haya espacio para el tiempo libre y el ocio: según la técnica, el horario se superpone con el pomodoro. De hecho, como escribe Francesco Cirillo en su sitio web, «crea un horario, disfruta de tu tiempo libre sin preocuparte de poder trabajar más». Y finalmente, esta es una técnica que se puede crear para establecer objetivos a largo plazo.

Para llegar a ellos, No hay nada como dar ese primer paso y poner el cronómetro para los próximos 25 minutos.. Y, cada vez que la tentación se presenta en forma de un hipotético correo electrónico o de una llamada telefónica, es necesario tener presentes los principios básicos de la técnica creada por Francesco Cirillo: